lunes, 11 de julio de 2011

Resumenes

Automatización de Procesos Administrativos 3
Resumen Capítulo 1

FODA

Es una herramienta muy útil, esencial para la situación actual de la empresa y realizar un diagnóstico de su estado y poder tomar decisiones que estén de acuerdo a los objetivos y políticas de la empresa.

DECISIONES

Existen de los siguientes tipos:

Ø  Estructuradas y no estructuradas

Ø  Repetitivas y no repetitivas

EL ANÁLISIS FODA SE REALIZA EN DOS ETAPAS:

Ø  La etapa inicial, la cual consiste en el análisis de lo actual y su entorno, identificando fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Ø  La segunda etapa consiste en aprovechar las oportunidades y fortalezas y minimizar las debilidades y amenazas.

FACTORES INTERNOS

Ø  Fortalezas: Es un elemento positivo de la organización que es determinante para alcanzar los objetivos. Aspectos positivos.

Ø  Debilidades: Son los elementos, recursos, habilidades, actitudes de la organización que representan un obstáculo o barrera para el logro de los objetivos. Aspectos negativos.

FACTORES EXTERNOS

Ø  Amenazas: Obstáculos para el logro de los objetivos. Hechos o eventos en el ambiente. Se deben analizar los que pueden llegar a afectar o ser una barrera para la organización.

Ø  Oportunidades: Elementos externos que pueden ser aprovechados para el logro de los objetivos de la organización.

MATRIZ FODA



Aspectos positivos
Aspectos negativos
Externos
Oportunidades
Amenazas
Internos
Fortalezas
Debilidades

La Matriz FODA lleva incluidas las fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas y todo su análisis pero también lleva inmersas las estrategias.

ESTRATEGIA

Plan para conseguir los mejores resultados de los recursos. La selección del tipo de negocio en el cual comprometerse y plan para conseguir una posición favorable en el campo empresarial.

Ejemplo: La mejor estrategia para salir adelante es prepararse.

La estrategia del tutor es seguirse preparando para ir progresando. Como docente se le presentan oportunidades que no tenía al estar al servicio de seguridad. Ahora puede iniciar negocios al ser conocido como administrador al mantenerse actualizado y al relacionarse con muchas personas que pueden contratar sus servicios para sus propias empresas o para las que trabajan.

TIPOS DE ESTRATEGIAS

1.      Diferenciación: Se da cuando se crea algo que se considere en el mercado como exclusivo
2.      Liderazgo en costos: Ser el líder de mercado en costos
3.      Concentración: Concentrarse en un grupo en particular de compradores, un segmento de la línea de productos o un mercado geográfico


Factores internos



Factores externos


Fortalezas
Anotar las fuerzas


Debilidades
Anotar las debilidades


Oportunidades
Anotar las oportunidades


Estrategias FO
Maxi – Maxi
Fuerzas para aprovechas las oportunidades

Estrategias DO
Mini – Maxi
Superar las debilidades y aprovechar las oportunidades


Amenazas
Anotar las amenazas

Estrategias FA
Maxi – Mini
Usar fortalezas para evitar las amenazas

Estrategias DA
Mini – Mini
Reducir la debilidades y evitar las amenazas


Ejemplo de estrategia de costos: Oferta de pintura 2x1
Ejemplo de estrategia de diferenciación: Por la compra de su pintura le pintamos su casa


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Resumen capítulo 2

Diagrama:
Es una representación gráfica de cómo se debe realizar algo. El vocablo “grama” se deriva del término griego “gramma”, que significa dibujo, gráfica, escritura, o registro, por lo que se puede decir también que un diagrama es la expresión de un evento en forma gráfica.
Los diagramas son utilizados para representar operaciones o procesos que se llevan a cabo en las empresas. Éstos utilizan símbolos estandarizados de manera que todos los involucrados en el trabajo que se represente a través de ellos puedan comprenderlo.
Ventajas de los diagramas:
1.      Presentan la información en forma sencilla y mucho mejor que una larga descripción narrativa
2.      Sirven como consulta oficial dentro de una empresa
3.      Son guías para analizar y mejorar los procesos administrativos al encontrar problemas o simplemente para innovar
4.      Toda la información que se relaciona con ese tema se puede encontrar en un solo lugar
5.      Son de fácil comprensión para el personal y otras organizaciones para facilitar las operaciones
6.      Permiten que el personal involucrado identifique claramente su participación en el proceso y realice correctamente sus actividades, en los horarios definidos y de la manera indicada.
7.      Son de fácil elaboración y no necesitan equipo especial para realizarse.
8.      Permiten centralizar e identificar problemas en procesos de trabajo intensivo, por ejemplo duplicidad de esfuerzos y pasos, omisiones, ciclos de revisión demoras o en algunos casos, concentración o acumulación de papeleo
Este último podría ser el más importante de todos, ya que al administrar es necesario automatizar para minimizar esfuerzos, tiempo y recursos al efectuar determinado proceso dentro de la organización.
Tipos de diagramas:
1.      Por su propósito
a.      De formas: Se ocupa del flujo de los documentos o formas, se centra en identificar el flujo de los documentos dentro de la organización. Es de utilidad para analizar la secuencia que siguen los documentos y sugerir mejoras para optimizarlo.
b.      De flujo del proceso: También denominado Flujograma del Proceso, centra la atención en el proceso y la secuencia de operaciones necesarias para llevarlo a cabo. Los más utilizados son:
                                                              i.      De labores, Identifica qué hace, quién lo hace o dónde y cómo se realiza cada operación
                                                            ii.      De método, se centra en cómo se realiza cada operación con detalle
                                                          iii.      Análitico, muestra las razones para llevar a cabo cada operación. De ahí se deriva su nombre, ya que permite realizar un análisis de cada operación
                                                           iv.      De lugar, como su nombre lo indica, se centra en qué lugar se lleva a cabo la operación
                                                             v.      Mixto, integra diferentes características de los diagramas, ya sea las labores, el método, las causas o razones, etc.
                                                           vi.      Cursograma analítico y sinóptico, detalla al proceso y permite realizar análisis para incorporarle mejoras, así se tiene una misión global del mismo
c.       Información: La información es un activo valioso en el organización. El flujo de los datos puede ser diagramado y combinado con el resto de flujo de los procesos. Existen varias modalidades para diagramar el flujo de los datos e información. Se debe tomar en cuenta que los DFS`S
d.      Por movimiento, estos diagramas son aquellos que registran movimiento, movimiento que puede ser de cualquier cosa, por ejemplo los movimientos que tiene que realizar un operario par poder llevar a cabo una tarea. O bien, los movimientos que tiene que realizar un empleado en una oficina para hacer su trabajo.
                                                              i.      Por bloque: se presenta la información que presentan es general, para dar una idea global y destacar los aspectos relevantes.
                                                            ii.      Vertical: el flujo en estos diagramas se representa de abajo hacia arriba. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado superior. Los siguientes niveles se colocan hacia abajo. Son seleccionados por razones de presentación en un informe y por el espacio disponible.
                                                          iii.      Matricial: la presentación de la información se hace a través de una matriz. Cada columna tiene un significado yñ muestra un aspecto de hecho que se diagrama.
                                                           iv.      Arquitectónico: planos de los lugares en que se lleva a cabo el hecho diagramado.
                                                             v.      Representación por figuras: utilización de figuras o dibujos para representar los procesos o flujos. Son muy útiles dado que simplifican la comunicación, son amenos, sencillos y fáciles de comprender. 



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RESUMEN CAPITULO 3

Modelos de Sistema:

Para representar un sistema es necesario elaborar modelos desde distintas perspectivas.
Los diagramas de flujo están limitados porque no pueden representar tareas complejas que se ejecuten en paralelo o se interrelacionen.

Un requerimiento es una característica que debe ser incluida en el nuevo sistema. Una especificación es una descripción del sistema que determina el desempeño del mismo, los requerimientos que se deben satisfacer y las estrategias para alcanzarlos.
Especificaciones de los requerimientos: las técnicas del análisis estructurado a pesar de que son una excelente herramienta para elaborar un modelo del sistema, no llevan a cabo el análisis que identifica los requerimientos del sistema.

Cuando se habla de requerimientos de capacidad se debe responder a la pregunta: ¿El sistema actual posee las habilidades para alcanzar sus metas y objetivos básicos? Siempre se deben buscar signos evidentes de la falta de capacidad del sistema que provocan retrasos e inconvenientes en la entrega de los productos del mismo. Además, analizar si el sistema no puede manejar las transacciones o no cumple con los requerimientos de procesamiento y no satisface los niveles de rendimiento esperado.

Cuando se habla de requerimientos de control se debe responder a la pregunta: ¿Existen mecanismos que aseguren en alto grado el logro de los objetivos del sistema? ¿Se pueden detectar eventos inesperados o inaceptables para uso manejo como excepciones? En esta parte se debe preguntar si todos los pasos del proceso se llevan a cabo, si se realizan en forma apropiada, si existen pasos adicionales o no autorizados. Además, si se verifica el contenido de las transacciones. En esta parte se debe enfocar el control sobre los datos invirtiendo tiempo para que los datos que ingresen al sistema estén correctos. Algunas veces, la responsabilidad no recae sobre nadie, nadie supervisa el logro de los niveles de rendimiento. También, es posible que no existan dichos niveles de rendimiento o que no estén claramente definidos.

Cuando se habla de requerimientos de disponibilidad de la Informacion se debe responder a la pregunta: ¿la información necesaria para el logro de los objetivos o la realización de una tarea, se encuentra disponible? En esta parte se debe considerar si la información que existe es correcta y se encuentra disponible o bien es olo un problema de procedimiento y de hacer que dicha ifnormacion este disponible. En algunas ocasiones, la información esta disponible y es posible recuperarla o accesarla pero el procedimiento es demasiado laborioso o consume mucho tiempo. En este caso se debe analizar si el método de accesar a ala ifnormacion es dificiol o si la información se presenta en forma equivocada.

Cuando se habla de requerimientos de simplicidad se debe responder a la pregunta: ¿El sistema es simple y fácil de operar? En algunas ocaciones se requiere de participación de las personas en tareas interrelacionadas que le den al sistema una complejidad innecesaria. Es importante analizar si se puede reducir la complejidad del sistema a través de la simplicficacion, eliminando pasos innecesarios o información no utilizada. Tambien puede dividirse un proceso en tareas mas simples o cambiar el orden o secuencia de las mismas.

Para la construcción de modelos, es necesario realizar reuniones de trabajo, seleccionando cuidadosamente a lso miembros del equipo que participaran en ella. Es recomendable distribuir el informe de recolección de datos previo a la runion, confirmar la reunión y resolver dudas antes de la misma. No se recomienda la distribución del modelo preliminar.

Metodologías para el diseño de sistemas:

Una metodología de ingeniería del software es un proceso para producir software de forma organizada, empleando técnicas y convenciones de notación predefinidas.

Es un conjunto de procedimientos, técnicas, herramientas y un soporte documental que ayuda a los desarrolladores a realizar nuevo software.

Proceso Unificado de dearrollo (PUD)

Qué es un proceso? Describe un conjunto de actividades que deben realizarse en un determinado orden identificando qué hacer, cómo, cuándo y el motivo por el cual debe hacerse.

Características de un proceso:

  1. Reproducible
  2. Definido
  3. Susceptible de ser medido en cuanto a rendimiento y ser susceptible a optimización.

El PUD es un proceso de desarrollo de sistemas; es un proceso universal que resuelva los problemas de todo tipo de organización.

Conceptos claves de proceso unificado:

ELEMENTO
PREGUNTA A RESPONDER
Fase e iteraciones
¿Cuándo se hace?
Flujos de trabajo de procesos (actividades y pasos)
¿Qué se está haciendo?
Artefactos (modelos, reportes, documentos)
Qué se produjo
Trabajador: un arquitecto
¿Quién lo hace?

Ciclo de vida del proceso unificado:

De acuerdo a Booch, las fases del ciclo de vida del software son:

Ø      Concepción
Ø      Elaboración
Ø      Construcción
Ø      Transición

Diseño Conceptual:

Se considera como un análisis de actividades. Consiste en la solución de negocios para el usuario y se expresa con los casos del uso.

Diseño Lógico:

Traduce los escenarios de uso creados en el diseño conceptual en un conjunto de objetos de negocios y sus servicios. En independiente de la tecnología. Refina, organiza y detalla la solución de negocios.

Diseño Físico:

Traduce el diseño lógico en una solución implementable y costo-efectiva o económica.

Características del PUD

1.      Dirigido por casos de uso
2.      Centrado en la arquitectura
3.      Iterativo e incremental

Qué es un caso de uso?

Especifica un comportamiento deseado del sistema. Es decir, representa los requisitos funcionales del sistema. Describe qué hace el sistema y no cómo lo hace.

Iteración:

Es el esfuerzo de trabajo en un poroyecto que recorre varias etapas de desarrollo (no necesariamente todas) y al final del cual se ha incrementado el material disponible sobre el sistema.

Incremento:

Un avance significativo en el grado de especificación, diseño, implementación o prueba del sistema que tenga lugar durante una iteración.

Etapas y fases del ciclo de vida de un sistema:

1.      Inicio
2.      Elaboración
3.      Construcción
4.      Transición

Qué es UML?

Proviene de las siglas formadas por la primera letra de Unified Modeling Language, que traducido al español significa Lenguaje Unificado de Modelado.


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RESUMEN DEL CAPÍTULO 4


Diagramas de flujo de datos:

Representan gráficamente los procesos, flujo y datos de un sistema. Representan el flujo o camino recorrido por los datos y los procesos a que estos tienen que ser sometidos, hasta llegar a producir las salidas esperadas.

Simbología utilizada en los DFD`s

SIGNIFICADO
FIGURA
EXPLICACIÓN
Flujo de datos



Muestra el movimiento de datos de un punto a otro dentro del sistema. Si los flujos suceden simultáneamente deben representarse con flechas paralelas.
Procesos
Este símbolo representa un proceso de transformación o sea trabajo desarrollado en el sistema para transformar la información. Debe asignarse un nombre al proceso y un número para identificarlo dentro del sistema.
Fuente o destino externo
Representa una fuente o destino EXTERNO que puede enviar o recibir datos/información al sistema. Puede ser utilizado más de una vez en el DFD, identificándose con un triángulo en la parte inferior izquierda para indicar que está duplicada
Almacén de datos o almacenamiento
Representa un almacén de datos. Este puede ser manual como un archivero o un gabinete de archivo o una base de datos computarizada. Si la flecha va de un proceso a un almacén significa que el proceso puede leer y escribir en el almacén. Si sale de un almacén significa que solo se puede leer del almacén.
¿Por qué es importante el diseño?

Porque es el primer paso para plantear una solución a cualquier problema del sistema.


Cómo se interpreta el DFD?

El diagrama de nivel 0 es también conocido como el diagrama de contexto. Se pueden observar tres procesos principales del Sistema de atención al cliente de la Corporación Hotelera Nacional (CHN):

Ø      Proceso consulta
Ø      Procesa reservación
Ø      Genera cargos por servicio y facturación

Ventajas del uso de DFS`s:

1.      Permite el análisis de sistemas conceptualizar los flujos de datos necesarios. Además ayuda a los usuarios y personas involucradas en el sistema a entender mejor el flujo de los datos.
2.      Ayuda a comprender mejor las interrelaciones de los sistemas y subsistemas.
3.      Facilita una mejor comunicación entre todos los relacionados con el sistema puede ser una herramienta para interactuar con los usuarios. En sesiones de trabajo se pueden definir DFD’s. Esto ayuda a no pasar por alto detalles importantes en el flujo de los datos que pueden ser proveídos por los miembros del equipo.
4.      Permite revisar si se han definido todos los datos y procesos necesarios. Es una excelente manera de presentar cada componente del sistema, tanto de datos como de procesos y su interrelación.
5.      Documenta los procesos pertenecientes a un sistema.
6.      Por ser grafico y estándar representa el flujo de datos en un idioma universal que podrá ser comprendido fácilmente.
7.      Es mas fácil de comprender que una narrativa del flujo de datos. No presenta ambigüedades, ya que representan en forma concreta el flujo de datos.

NIVELES DE LOS DFD’S

Es recomendable elaborar los DFD utilizando el enfoque TOP-DOWN (Arriba hacia abajo). Recordemos que este enfoque ayuda a simplificar las situaciones complejas partiendo de lo general, entrando en detalles hacia los niveles más bajos.
En algunas ocasiones pareciera lógico iniciar el diseño identificando los insumos o entradas del sistema. Sin embargo, en el diseño de sistemas se inicia con las salidas. Se debe recordar que las salidas sirven de brújula para determinar si se alcanzan o no los objetivos del sistema.

ETAPAS EN EL DISEÑO DE SISTEMAS

La división es subjetiva, pero la mayoría de autores coinciden en dividir el diseño de sistemas así:

Ø      Diseño general
Ø      Evaluación y selección
Ø      Diseño detallado


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Resumen Capitulo #5


Principios del diseño general de sistemas:
Los siete principios que todo sistema bien diseñado debe cumplir son:
1)      Funcionar correctamente. Hacer lo que el sistema está diseñado para hacer, es decir lo correcto y hacerlo en forma correcta.
2)      Llenar las especificaciones de requerimientos creadas durante la fase de análisis o los cambios realizados posteriormente durante el diseño. El éxito del sistema dependen gran manera de que las expectativas del usuario sean cubiertas.
3)      Ser confiable. Puede confiarse en las salidas que el sistema produce. No son necesarios chequeos y verificaciones por desconfianza en el sistema.
4)      Ser fácil de dar mantenimiento y evolucionar con facilidad. En general, todo sistema esta inverso en un ambiente cambiante y en constante evolución. El sistema debe diseñarse para adaptarse fácilmente a estos cambios.
5)      Ser fácil de usar (amigable con el usuario). Si el usuario teme o le fatiga utilizar el sistema, es muy probable que el sistema fracase aunque técnicamente este muy bien diseñado e implementado. Olvidar al usuario es un error que se paga caro. Servir al usuario y facilitarle  su labor ante el sistema es una función que el diseñador debe tener en mente al realizar su trabajo.
6)      Ser fácil de probar e implementar. Todo sistema debe ser fácil de implementar y probar, para evitarse contratiempos, atrasos, elevación de costos de producción e implementación, etc.
7)      Utilizar los recursos eficientemente. Además de cubrir los objetivos para el cual fue diseñado, el sistema debe optimizar los recursos que utiliza.
Que metodologías existen para el diseño general del sistema?
Metodología del diseño estructurado: Es orientada a procesos y orientada a los datos
Metodología orientada a objetos: Es diseñar y construir sistemas a través de la construcción de objetivos de software en lugar de escribir módulos de software desde el inicio.
Metodología de desarrollo rápido de aplicaciones: En esta metodología se diseña el modelo conceptual del sistema trabajando en conjunto tanto el usuario como el diseñador.
Porque es importante el diseño? Es importante porque es el primer paso concreto para plantear la solución.



Existen estrategias de diseño, son las siguientes:
CAPACIDAD: Es la habilidad para lograr los objetivos y metas. Esta capacidad se refiere tanto a personas, equipo, espacio y/o procedimiento. Si en alguno de estos elementos el sistema no tiene suficiente capacidad o capacidad adecuada para el logro de los objetivos, son posibles varias estrategias de diseño.
CONTROL: Si el problema es mecanismos inadecuados o inexistente para aumentar la probabilidad de que las actividades se lleven a cabo o detectar eventos inesperados o inaceptables.
ACCESO A LA INFORMACION: Si se requiere de la información en determinado formato útil para alcanzar un objetivo. Se debe pensar en todo momento si dicha información existe, es correcta y está disponible, o es algún procedimiento que se puede mejorar para que se tenga acceso a ella.
COMPLEJIDAD: Contra la complejidad el arma más eficaz del diseño es la partición en elementos menores hasta llegar a elementos relativamente simples. Un problema muy complejo puede subdividirse en otros problemas de menor complejidad hasta reducirlo a problemas sencillos y transparentes.
Los productos que debe entregar esta etapa del diseño son:
SALIDAS: Se puede decir que una salida es el producto que el sistema genera al procesar los insumos o entradas. Para el usuario de sistema, la salida es lo que puede ver del sistema y es en esta que se concreta lo que espera del sistema. Para el usuario, la salida debe ser de utilidad.
ENTRADAS: Una salida es un elemento externo que entra al sistema y al ser procesada por este son generadas las salidas. Como se puede observar, sin los insumos no es posible producir las salidas.
DISEÑO DE ALMACENES DE DATOS (ARCHIVOS Y BASE DE DATOS): Un almacén de datos es cualquier medio en donde se guarden datos, sea este manual o electrónico. Cuando se diseña un almacén de datos se debe tomar los diagramas DFD´s más detallados y revisar cada uno que se haya diagramado. Para cada almacén en el diagrama debe hacerse un diseño.
DISEÑO DE PROCESOS: En esta etapa se diseñan en detalle las transformaciones que sufren las entradas del sistema para generar las salidas. Cuando diseñamos un proceso, se deben expresar las políticas existentes en la organización para la transformación de las entradas.
El diseño del proceso debe orientarse a cumplir los objetivos que persigue el proceso:
1.       Tomar en cuenta todas las condiciones existentes al transformar una entrada.
2.       Obtener el resultado esperado por el usuario al procesar la entrada, es decir que el resultado sea exacto y oportuno.
3.       Transformar todos los datos de entrada que son susceptibles de serlo, mostrando aquellos en que se haya presentado algún error o problema. 








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RESUMEN CAPITULO #6
SALIDAS
Que es una salida? Es el producto que el sistema genera al procesar los insumos o entradas. Como  puede observar, por medio de la salida se determina si el sistema está o no cumpliendo con sus objetivo. El objetivo de la salida es proveer información.
Una salida debe satisfacer los siguientes objetivos:
@  Proveer información acerca de actividades pasadas,
@  Estado actual d las cosas,
@  Proyecciones del futuro,
@  Señalar eventos importantes,
@  Oportunidades,
@  Problemas o advertencias accionar o
@  Desencadenar alguna acción y
@  Confirmar una acción.
Cuáles son los objetivos de las salidas? Es adecuado conocer el objetivo que persigue una salida. Sabiendo que se quiere o se persigue con la salida, nos ayuda a diseñarla mejor en teoría.
Que tipos de salidas existen?
Por su destino:
@  Internas: Son las que están destinadas a ser usadas por personas u otros sistemas de información dentro de la organización.
@  Externas: Están destinadas a ser usadas por personas u otros sistemas de información fuera de la organización.
@  Ambas vías (Turnaround): Son generalmente externas y orientadas a las personas. Tiene un propósito doble: de servir tanto como salida para el usuario como entrada de información al sistema. Por ejemplo: Facturas, que sirven para comprobante de compra venta y también para registrar los ingresos percibidos por la organización.
Por el tipo de información que proporcionan:
@  Detalladas: Sirven a propósitos operacionales, es decir, ya que describen en detalle las operaciones de la organización, pueden utilizarse para efectos de cuadre, supervisión y revisión de las operaciones normales de la organización.
@  Resumen: Su nombre indica mucho acerca de su naturaleza y objetivo. Una salida de este tipo pretende resumir las operaciones de una organización para efectos de control y supervisión.
@  De excepción: Estas resaltan las excepciones dentro del sistema de manera que puedan recibir la debida atención. UNA EXCEPCION ES UNA OPERACIÓN FUERA DE LO NORMAL, OPERACIONES  DESCUADRADAS, ETC.
@  Analíticos (generalmente resúmenes)
@  Comparativos: Las salidas comparativas presentan la información resumida de varios periodos para efectos de comparación. Existe variedad de formas de comparación. Se pueden comparar años, meses, el mismo mes o periodo en años anteriores. Las salidas pueden además estimar porcentajes de variación entre un periodo y otro.
@  Históricos: Estas pueden presentar características similares a las salidas de detallo o a los resúmenes. Su contenido varía de acuerdo al objetivo que persiga la salida. LA SALIDA HISTORICA PRESENTA INFORMACION DEL PASADO. Generalmente son almacenes de consulta.
@  Reporte de estado (status): Presenta el estado actual de las cosas
@  Formas multipartes: En algunas ocasiones es necesario que la salida sea producida con varis copias para distribuirse entre los diferentes interesados tal es el caso de una factura de la cual se requieren copias para la contabilidad y el cliente, como mínimo. Se deben tomar en cuenta los dispositivos para su producción, debido a que algunas impresoras no soportarían la carga de trabajo.
@  Formas preimpresas: Estas se aplican únicamente a salidas impresas. Se refiere a formas que tienen impresos algunos datos, muy parecido a un formulario, que debe ser llenado por el sistema. Generalmente se trabaja previamente con estas formas y se miden los espacios para que la información salga exactamente en el espacio que le corresponde.
@  Catálogos: Son reportes o consultas en pantalla que muestran los códigos asignados a diversas entidades en una organización. Se puede aprovechar para mostrar algunos otros atributos o datos de dichas entidades.
@  Documentos: Estos pueden ser, cartas, memorandos, carnes, informes o notificaciones, etc.
@  Mensajes: Los mensajes a ser enviados a través del correo electrónico interno o por correo electrónico también son salidas del sistema. El sistema puede enviar notificaciones, citas, felicitaciones, etc. A través del correo.
@  Formato grafico o graficas: Estas es una que cada día es más utilizada en los sistemas modernos. En algunas ocasiones presentar la información de reportes de resumen, comparativos, etc. A través de grafica puede ser más eficaz en la comunicación de la información.
Que características debe poseer una salida bien diseñada?
@  Servir al propósito para el cual fue creada
@  Cubrir las necesidades del usuario
@  Producirse en la cantidad apropiada y no sobrecargar el sistema
@  Estar en donde y cuando se necesita
@  Utilizar el método apropiado para producirse
@  Garantizar los niveles de seguridad requeridos
Consideraciones en el diseño de la salida:
@  Determinando el contenido, volumen y periodicidad
@  Seleccionar el medio de producción de la salida
Qué factores deben considerarse al seleccionar el medio de producción?
1.       La calidad requerida (Quien la usara?)
2.       Volumen de la salida
3.       En donde se requiere la salida
4.       Que velocidad de acceso a la información se tiene
5.       Que tan a menudo y que tan actualizada esta la información
6.       Almacenamiento que se dará a la salida (durabilidad)
7.       Que uso se propone dar a la salida
8.       Regulaciones especiales en cuanto a distribución, almacenamiento y producción de la salida
9.       Costos iníciales, de producción y distribución (suministros, tiempos de personal, de máquina, etc.)
10.   Requerimientos ambientales (ruido, cableado, espacio)
11.   Confiabilidad y compatibilidad con software y hardware. Soporte proveído por el fabricante
12.   Descripción de métodos existentes
Como se presenta la información de la salida:
FORMATO: Se refiere al arreglo físico que tendrá la información.
FORMA: se refiere al estilo o tipo de presentación de la información.
Que se debe considerar en las salidas?
@  Encabezados o datos de cabecera
@  Detalles de la salida
@  Pies de pagina o datos del pie
ALGUNOS CONSEJOS DE ESTILO (ESTETICOS)
@  Fácil de interpretar o no se usara
@  Lectura organizada de arriba hacia abajo y de izquierda  a derecha
@  Dejar suficiente espaciado entre columnas
@  Utilizar formas de tamaño estándar
@  Secuencia de números pre impresa
@  Adherirse a estándares de la organización
@  No utilizar un único reporte para satisfacer muchas necesidades diferentes (complejidad innecesaria)
@  Ajustar el ancho del reporte de acuerdo al ancho que permite el medio que se ha seleccionado
@  Diseñar saltos de página






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RESUMEN CAPITULO #7

ENTRADAS
Que es una entrada? Una entrada es un insumo necesario que el sistema toma y al procesarlo genera las salidas. Como se puede observar, sin los insumos no es posible producir las salidas. En un sistema la información las entradas son, generalmente, datos y la salida información.
Cuáles son los objetivos de las entradas?
@  Permitir el ingreso de datos al sistema para que este pueda producir los resultados deseados
@  Asegurar que dichos datos sean correctos, al validar y alertar al usuario que ingresa los datos de posibles errores tan pronto como sea posible.
Que tipos de entradas existen?
1.       Formas que sirven para ingresar los datos al sistema: Formularios impresos que sirven de base para la captura de datos. Estos generalmente son llenados a mano, las declaraciones de impuesto son un ejemplo claro.
2.       Formas para captura de datos: Formularios en pantalla para el ingreso de datos. Si existe una forma impresa que servirá de base para la captura de datos se debe procurar que la apariencia de ambas sea similar.
3.       Interfaz del usuario: Por medio de interfaz el usuario le comunica al sistema lo que desea realizar.
4.       Menús: Los menús ayudan al usuario en la selección de opciones que se desea ejecutar. Los menús presentan opciones al usuario y este selecciona una, permitiéndole navegar a través del sistema.
a.       Dos consejos acerca de los menús:
@  Los menús no deber ser extenuantes (tener un límite de opciones)
@  Se debe limitar el número de menús necesarios para llegar a una opción
Cuando se habla del diseño de entradas, generalmente, se refiere a:
1.       Diseño de formas para la captura de datos
2.       Selección del método de entrada
3.       Diseño de interfaz con el usuario
4.       Diseño de las pantallas de entrada de datos
5.       Diseño de procedimientos de entrada de datos
6.       Diseño de las técnicas de entrenamiento
7.       Diseño de mecanismo para la interacción del usuario con el sistema
Existen dos modalidades de ingreso de datos:
EN LINEA: Se capturan los datos en el momento en que ocurre el suceso en el ambiente y se ingresan al sistema.
POR LOTES: Los datos son ingresados al sistema por lotes no en el momento en que ocurre el suceso. Se capturan por algún medio los datos y luego se ingresan al sistema.

Que características debe poseer una entrada bien diseñada?
@  Atracción y facilidad: al usuario le agrada
@  Completa – controlar la cantidad de datos requeridos
@  Flexible y apropiado
@  Simple  sin complicaciones (que no cause confusión)
@  Consistente (El miso formato entre formas y pantallas) – Orden y apariencia similar entre varias pantallas
@  Exacto (Se asegura que se complete adecuadamente)
@  Efectivo: se obtiene solo lo que se necesita
@  Organizado eficientemente (Diseño flujo eficiente)
@  Económico (Costo – beneficio)
@  Evitar retrasos
@  Preciso: que asegure la realización satisfactoria y el control de los errores
@  Mantener la sencillez de los pasos necesario
@  Garantizar la efectividad y eficacia al satisfacer los propósitos del sistema
Consideraciones en el diseño de la entrada
Como se debe presentar la información? Determinando el contenido, volumen y periodicidad seleccionar el medio de entrada y el método a utilizar.
Qué factores deben considerarse al seleccionar el medio para el ingreso de datos y el método de ingreso?
1.       Volumen de datos
2.       Tipo de información (Entrada basada en texto)
3.       Familiaridad con el dispositivo y habilidad requerida del operador
4.       Ubicación de donde es requerida la entrada
5.       La velocidad de consulta y los datos y la exactitud requerida
6.       Frecuencia y nivel de actualización de la información
7.       Momentos en que se ingresaran los datos
8.       Regulaciones especiales respecto a confidencialidad de los datos y seguridad de acceso
9.       Costos iníciales (suministros, tiempos de personal, de máquina, etc.)
10.   Requerimientos ambientales (cableado, espacio)
11.   Confiabilidad y compatibilidad con software y hardware. Soporte dado por el fabricante
12.   Descripción de métodos existentes
@  La pantalla – teclado (sensible o touch screen)
@  Escáner
@  Lectores Ópticos (Códigos de barras)
@  Fax
@  Plumas de luz
@  Pantalla sensible (touch screen)
@  Ratón
@  Reconocimiento de caracteres especiales
@  Reconocimiento de voz
@  Combinación de los anteriores

Como presentar la información?
FORMATO: Se refiere al arreglo físico que tendrá la información
FORMA: Se refiere al estilo o tipo de presentación de la información

Que se debe considerar en las entradas?
GENERALES
1.       Diseñar para el usuario e involucrarlo en el diseño
2.       Evitar agregar características solo porque es factible hacerlo o porque son sofisticadas
3.       Se debe ser consistente
4.       Se debe respetar al usuario
FUNCIONALES
1.       Encabezado o datos de cabecera
2.       Detalle o información (ya sea ordenada / agrupada)
3.       Pies de pagina o datos al pie y al final de la forma
4.       Márgenes y otras consideraciones de espacio
5.       Dejar que el usuario sea quien guie la interacción
6.       Utilizar estructuras que sean familiares al usuario
7.       Simular formas existentes y reportes que el usuario conoce
8.       Utilizar los estándares de aplicación que el usuario ya maneja
9.       No obligar al usuario a recordar información de pantalla a pantalla, facilite su trabajo
10.   Proveer retroalimentación al usuario acerca del avance. Nunca se debe dejar sin saber que está ocurriendo
11.   Se debe proveer flexibilidad al usuario de acuerdo a sus habilidades y preferencias
12.   No utilizar una misma entrada para satisfacer muchas necesidades diferentes (complejidad innecesaria)
13.   Secuencia en la aparición de los datos
14.   Verificar calidad de datos (llenado preciso): Validación de secuencia de transacciones, prueba de existencia, límite y rangos, combinación de datos, consistencia y exactitud, protección de celdas.
15.   Proveer formas de consulta, ayuda en línea y diálogos
16.   No solicitar datos innecesarios
ESTETICOS (Consideraciones de estilo)
Fácil de interpretar o no se usara
Lectura organizada de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha
Dejar suficiente espacio entre columnas
Utilizar formas de tamaño estándar
Secuencia de números preimpresa
Diseñar saltos de pantalla. Si la entrada puede ser de varias pantallas, es importante diseñar los saltos para mantener la legibilidad
Agrupar información relacionada (generalmente en cajas)
Incluir instrucciones de llenado, sugerencias, ayudas
Adherirse a estándares de organización (Tamaño, colores y tipos de caracteres) y ser atractivas (caracteres, colores, resaltado)




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RESUMEN CAPITULO #8
LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO (UML)
Que es un UML? Es una representación grafica de alguna situación, hecho, operación, movimientos, inspección, decisiones, en fin, de diferentes fenómenos.
Tenemos los siguientes diagramas:
@  Diagrama de clases: Se podría decir que una clase es la unidad básica que reúne toda la información de un objeto. Un objeto es una ocurrencia particular de una clase. A través de la clase, podemos modelar el ambiente en estudio. Un ambiente o entorno podría ser, por ejemplo, una casa, un auto, una cuenta corriente, etc.  Se puede decir que un diagrama de clases es una colección de elementos (clases y relaciones) que se integran a través de un grafo. Este diagrama se utiliza para modelar la vista estática del análisis y el diseño.
@  Diagrama de objetos: Un objeto es una instancia de una clase. Es decir, es una entidad que tiene valores específicos para los atributos y operaciones de determinada clase.
@  Diagrama de casos de uso (USE CASE): Este muestra cómo funciona el sistema desde el punto de vista de un actor externo que interactúa con él. Esta vista es útil a Clientes, diseñadores, desarrolladores y verificadores. Es un poderoso concepto que ayuda al analista a comprender la forma en que un sistema deberá comportarse le ayuda a obtener los requerimientos desde el punto de vista del usuario.
o   Este diagrama contiene:
§  Casos de usos: Se usan para especificar el comportamiento del sistema sin definir su estructura. Es una operación o tarea específica que se realiza tas una orden de algún agente externo, sea desde una petición de un actor o bien desde la llamada desde otro caso de uso. Relaciones que existen en los casos de uso: De asociación, Inclusión, Extends.
·         Como obtener casos los casos de uso?
o   Identificar los usuarios
o   Encontrar
§  Actores: Este es un rol que un usuario juega con respecto al sistema. Es importante destacar el uso de la palabra rol, pues como esto se especifica que  un actor no necesariamente representa a una persona en particular, sino más bien la labor que realiza frente al sistema.
§  Relaciones: dependencia, generalización y asociación
@  Diagrama de estados: En cualquier momento un objeto se encuentra en un estado en particular. Una persona puede ser recién nacida, niña, adolescente, joven o adulta. El diagrama de estados UML captura esta realidad de transición entre un estado inicial y un estado final pasando por los estados intermedios
@  Diagrama de secuencias: El diagrama de secuencias del UML muestra la forma en que lo los objetos se comunican entre sí al transcurrir el tiempo. El diagrama de secuencias representa la interacción entre los objetos con base en tiempos. Por ello es un grafico bidimensional (En el eje vertical el tiempo y en el horizontal los objetos individuales). En estos diagramas se destaca la ordenación temporal de los mensajes.
@  Diagrama de colaboraciones: Este permite modelar los objetos y los enlaces implicados en la implementación de una interacción. Destaca la organización de objetos y sus relaciones entre sí. Es una extensión del diagrama de objetivo. Además de las relaciones entre objetos el diagrama muestra los mensajes que se envían.
@  Diagrama de actividades: Las actividades que ocurren dentro de un caso de uso o dentro del comportamiento de un objeto se dan, normalmente, en secuencia. El diagrama de actividades ha sido diseñado para mostrar una visión simplificada de lo que ocurre durante una operación o proceso. Es una extensión de un diagrama de estados. El diagrama de actividades, como su nombre lo indica, resalta las actividades. Una actividad muestra los pasos y puntos de decisión que suceden dentro del comportamiento de un objeto. Cada actividad se le representa por un rectángulo con las esquinas redondeadas. Cada punto de decisión es un rombo.
@  Diagrama de componentes: Este diagrama está muy ligado con los sistemas informáticos. El desarrollo de software actual se realiza mediante componentes. Esto es particularmente importante en los procesos de desarrollo en equipo. Un componente es la parte física y reemplazable de un sistema que conforma un conjunto de interfaces. Se encuentra en el computador no en la mente del analista.
@  Diagrama de distribución: Este diagrama también está muy ligado con los sistemas informáticos. Muestra la arquitectura física de un sistema informático. Puede representar los equipos y dispositivos, mostrar sus interconexiones y el software que se encontrara en cada máquina. Cada computadora es representada por un cubo y las interacciones entre las computadora están representadas por líneas que conectan a los cubos. 

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